Дорожная карта Как вывести команду на удаленную работу в 15 этапов

Ты падал много раз. На теле сотни шрамов.

Ты научился жить, превозмогая боль.

Но вот пришел Твой час: иди вперед, бей правой.

Время побеждать - не упусти свой шанс!

- слова из песни Underdog группы Britto -


Из-за COVID-19 мировая экономика резко изменилась. Многие компании уже закрываются, а более прогрессивные компании пытаются перевести своих сотрудников в формат "работы на дому". В этой статье 13 этапов, выполнив которые Вы успешно переведете свою команду на удаленную работу.



В статье:

Время резать косты

Внутренний маркетинг

15 этапов для перевода команды на удаленную работу

=> 1 этап. Создайте рабочее пространство

=> 2 этап. Организуйте дистанционную коммуникацию с сотрудниками

=> 3 этап. Введение правил общения в чатах и видеозвонках

=> 4 этап. Сделайте коммуникации регулярными

=> 5 этап. Введите культуру хранения знаний и корпоравтиных файлов

=> 6 этап. Перенесите бизнес-процессы в цифровой режим

=> 7 этап. Введите культуру выполнения всех поручений

=> 8 этап. Настройте систему контроля и отчётности

=> 9 этап. Переведите отдел продаж в CRM-систему

=> 10 этап. Подключите каналы коммуникации с клиентами к CRM

=> 11 этап. Создайте специальное учебное пространство

=> 12 этап. Запланируйте время для изучения в Вашем календаре

=> 13 этап. Ищите удалённых сотрудников под задачи, которые ранее хотели ввести, но не хватало ресурсов

=> 14 этап. Пересмотрите ценность каждого сотрудника

=> 15 этап. Договоритесь о новых условиях по аренде офисов и торговых площадей

=> Бонус 16 этап. В кризис работайте больше



Время резать косты

Предлагаю сразу смотреть на перспективу - на 1-2 года вперед. Если сейчас, в период карантина из-за короно, Вам удастся перевести свою команду на удаленную работу, то даже после благоприятные периоды Вы выдете в более выгодном положении в сравнении с конкурентами, т.к. сейчас Вы можете резать косты.

Некоторым бизнесам сложнее всего сейчас и для них, скорее всего, не сильно поможет "Дорожная карта". Наиболее уязвимыми стали: туроператоры; общепиты (рестораны без доставок и т.п.); пассажирские перевозки; коммерческая недвижимость; развлечения; event-организаторы; одежда; банки; лизинг; промышленность и производство; стационарное образование и обучение; строительство; продажа автомобилей и тематической атрибутики.
Но я предлагаю пройти эти этапы всем коспаниям и перевести на удаленную работу наибольшее количество своих сотрудников.


Внутренний маркетинг

Да-да, сейчас лучшее время для того, чтобы создать лучшие трудовые условия для своих сотрудников. Не забывайте "силу своей компании" продавать и своим сотрудникам. Читайте по этой теме отдельную мою статью "Внутренний маркетинг компании".




15 этапов для перевода команды на удаленную работу

Лучше всего эти этапы провести в той последовательности, в какой они здесь обозначены.


1 этап. Создайте рабочее пространство

Настройте внутреннюю корпоративную "социальную сеть". Например, Битрикс24.


этап. Организуйте дистанционную коммуникацию с сотрудниками

Существует уже много мессенджеров для ведения темтических чатов со своей командой. Внутри Битрикс24 уже есть собственный мессенджер, который нужно всего лишь настроить по: темам, рабочим группам.


3 этап. Введение правил общения в чатах и видеозвонках

Стоит признать, что сегодня большинство специалистов, чей рабочий день проходит за компьютером (смартфоном), слабо подготовлены к деловой переписке. Для этого нужно определить внутренние правила работы. По этой теме читайте мою статью "Что нужно читать, чтобы была эффективнее Ваша деловая переписка", а также покажите эту статью своей команде и обязательно все вместе воспользуйтесь рекомендациям из статьи - недостаточно только установить свои внутренние регламенты, пусть сотрудники подпишутся на ту подборку Telegram-каналов, которые я собрал в статье.


4 этап. Сделайте коммуникации регулярными

  1. Проводите планерки с командой ежедневно в 18:00 для обсуждения задач за день и в конце недели - по результатам работы за неделю с планированием задач на следующую неделю.
  2. Проводите планерки с подрядчиками минимум один раз в неделю обсуждать через видеозвонки текущие вопросы. Подрядчиков Вы также можете запустить в свой корпоративный портал Битрикс24 или проводить с ними видеозвонки по: Skype; Zoom; Google Hangouts.
  3. Отправляйте повестку совещания перед каждым совещанием - заранее определите вопросы, которые будете обсуждать, чтобы все участники совещания были готовы.
  4. Согласуйте когда и с какими подразделениями созваниваетесь.
  5. В течение совещания, фиксируйте важное и после совещания разошлите всем участникам "конспект" совещания.
  6. В новых задачах сразу определяйте ответственных и сроки.

Также обратите внимание на функционал в Битрикс24 для внешних участников (=не из Вашей компании). Для многих бизнесов такие решения будут полезны для разных задач по эффективной удаленной коммуникации с аутсорсинговыми компаниями, подрячиками и заказчиками:

Создать группу или проект в Битрикс24

В Битрикс24 можно создавать Внешние группы, Внешние проекты, Группы внешних публикаций


5 этап. Введение культуры хранения знаний и корпоративных файлов

В Битрикс24 есть свой Диск (=облачное хранилище), в котором следует настроить архив документов по всем проектам и задачам. Альтернативные способы: OneDrive; Облако MailRu; Яндекс Диск; Google Диск; Box; Dropbox. Все сервисы имеют бесплатный тариф, которого долгое время может хватать Вашей команде.


6 этап. Перенесите бизнес-процессы в цифровой режим

То, что ранее было на бумаге - согласовывайте прямо в Битрикс24.


7 этап. Введите культуру выполнения всех поручений

Все задачи должны быть зафиксированы внутри Битрикс24. Ни одной задачи в блокноте или устно.


8 этап. Настройте систему контроля и отчётности

Сотрудники могут в ручном режиме делать отчёты в свободной форме; корпоративная "социальная сеть" может помогать собирать отчёты в автоматическом режиме - разберитесь с ними и обязательно используйте их.

из фильма "Андердог": "Одно я знаю точно: я много изменю в нашей сборной. Начать думаю с игроков - одни хорошо импровизируют, но им нужно научиться делать что велят"


9 этап. Переведите отдел продаж в CRM-систему

Если он еще не там.


10 этап. Подключите абсолютно все каналы коммуникации с Вашими клиентами к CRM

Социальные сети, мессенджеры, телефонию, email, онлайн-чат на сайте, другое.



Закажите услугу

ПЕРЕВОД КОМАНДЫ НА УДАЛЕННУЮ РАБОТУ ЗА 10 ЧАСОВ




11 этап. Создайте специальное учебное пространство

Не все навыки получиться развивать через базу знаний внутри корпоративного портала (см. эт.5), но существует много онлайн-курсов, обучение на которых можно организовать для своей команды. И такие курсы, как правило, проходят на разных платформах. Выберите те навыки, которые хотите развить у своей команды и определите способы обучения.


12 этап. Запланируйте время для изучения в Вашем календаре

Не забывайте обучаться и сами - руководитель тоже должен постоянно прокачивать свои скилы.

из фильма "Андердог": "Рихард, для новой системы потребуется время" - "Завтрашнего дня нам хватит"


13 этап. Пересмотрите ценность каждого сотрудника

Не все сотрудники одинаково полезны, а бывают и такие, от которых вреда больше, чем пользы. И если раньше увольнение таких сотрудников откладывалось, то сейчас оптимальное время заняться сокращением.

Если же кто-то из оставшихся сотрудников изъявляет желание работать "на дому", то оперативно подготовьте перевод их на удаленную работу.


14 этап. Ищите удалённых сотрудников под задачи, которые ранее хотели ввести, но не хватало ресурсов

Хотели заняться оптимизацией сайтов, но не было времени? Более 98% работы SEO-специалистов может выполняться без посещения Вашего офиса. Все отчеты и планерки можно проводить онлайн (см. эт.4).


Лекарство "Тракторин" от COVID-19

Лекарство придумали в Беларуси. Есть мнение, что белорусские трактора лечат от короновируса



Идея №1 на основе некоторых мифов о короновирусе

Так, например, турофирмы могут сфокусировать своё внимание на внутреннем туризме, а именно - агротуризм. На агроусадьбах есть и сауна, и самогон. А также у хозяина усадьбы можно попросить трактор, чтобы выехать в поле.



Идея №2. Для кофеен, возможно, наступило время наладить торговлю фирменного кофе с доставкой. Ритейлеры сейчас успешно налаживают доставку продуктов питания, а E-dostavka не справляется с поступающими заказами. Вероятнее всего, специалисты, которые будут работать удаленно, будут употреблять кофе. Эта идея не является решением перевода своих сотрудников на удаленку, но зато это способ освободившимися ресурсами диверсифицироваться в продажу кофе с доставкой по близлежащим кварталам.

Идея №3. Для стационарного обучения (курсов повышения квалификации; автошколы; школы инностранных языков; IT-курсы) могут организовать онлайн-курсы.


15 этап. Договоритесь о новых условиях по аренде офисов и торговых площадей

Ситуация сложная не только у Вас, но сейчас не время зарабатывать сверхприбыль - сейчас время объединяться и договариваться об условиях, в которых можно выжить совместно. Не ясно сколько еще времени будет проходить карантин и на сколько обесценится национальная валюта. Если цена аренды в инностранной валюте, а Вы получаете доход только в местной валюте, тогда пора пересмотреть цены на аренду.

У большинства бизнесов приостановились заказы и это серьезная причина снижения выручки.

Обсудите с арендодателем условия. Постарайтесь занять сильную позицию и договориться на обоюдные условия. В период прошлого кризиса некоторые арендодатели принимали условия на %-процент от выручки. Возможно, и Ваш арендодатель согласиться на такое условие.


Бонус 16 этап. В кризис работайте больше

В кризис многие увлекаются прокрастинацией. Лучший способ выйти из депрессии и "ничего-неделания" - это работать. А в сложные времена нужно работать больше, т.к. все процессы идут в ручном режиме. В лучшие времена всё идет по накатанной, а в трудные - нужно брать всё в оперативное управление.


P.S.: Сегодняшние обстоятельства следует рассматривать не как ограничения, а как задачу, которую надо решить. Давайте в комментариях к этой статье обсудим эти этапы перехода команды на удаленную работу.



А для вдохновения обязательно посмотрите биографичный фильм "Андердог" (2015)

Фильм о том, как нелегко внедрять новую тактику работы из-за того, что ни команда, ни партнеры, ни окружающие не верят в неё и считают, что "в мире где дважды два четыре, Вам никогда не выиграть". Но изменения возможны лишь тогда, когда главный герой - тренер датской сборной по футболу Рикард Мёллер Нильсен решается идти до конца.




Вопросы по работе с Битрикс24 задавайте в Telegram или в Битрикс24.Network через чаты в своём Битрикс24.
А также следите за новостями в Telegram-канале CRM+ERP.


------
Автор:
Литвинчук Дмитрий


Нет комментариев
Добавить комментарий